Informativa FEA

SERVIZIO DI FIRMA ELETTRONICA AVANZATA EROGATO DA ADECCO ITALIA SPA
NOTA INFORMATIVA

1. Informazioni Generali

Adecco Italia S.p.A. ha implementato un’innovativa soluzione informatica che consente al Cliente di sottoscrivere
elettronicamente documentazione contrattuale al fine di eliminare i documenti cartacei. La sottoscrizione dei documenti avviene
mediante l’utilizzo di firma elettronica avanzata (di seguito anche solo FEA), ovvero una modalità di firma che possiede i
requisiti giuridici e informatici previsti dal Decreto Legislativo n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale) che nel DPCM
del 22 Febbraio 2013 (Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate,
qualificate e digitali)
Le informazione riportate di seguito, relative alle caratteristiche del Servizio di FEA ed alle tecnologie su cui questo si basa,
sono inoltre disponibili sul nostro sito internet www.adecco.it.

Definizioni:

Adecco Italia S.p.A.
È l’erogatore della soluzione di Firma Elettronica Avanzata (così come da definizione contenuta nel DPCM 22-02-2013 “Regole
tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”, all’articolo 55,
comma 2, lettera a).

Firma elettronica avanzata
La firma elettronica avanzata (FEA) è realizzata tramite una soluzione tecnologica che utilizza un codice OTP, ovvero, One Time
Password codice random avente validità temporale limitata. E’ univocamente associato alla transazione di firma, dovrà essere
imputato dal Cliente e, quindi, verificato dalla piattaforma OTP di cui Adecco dispone per l’erogazione del servizio.

Adecco Italia S.p.A. ha deciso di adottare il suddetto processo FEA garantendo quanto previsto dalla normativa, in particolare:

  • l’identificazione del firmatario del documento:
    Il firmatario viene riconosciuto attraverso l’accesso al portale http://www.adecco.it/spazio-aziende/area-dedicata/login-registrati/Pages/LoginAziende_Olelight.aspx tramite l’utilizzo delle credenziali di autenticazione (username e password) e
    successivamente tramite la verifica del possesso del numero di telefono.
    La verifica del possesso del numero di telefono su cui si sta operando avverrà alla prima sottoscrizione, inviando tramite SMS,
    una One Time Password.
  • la connessione univoca della firma al firmatario
    la connessione univoca della firma al firmatario è garantita dall’associazione tra:
    Il codice identificativo fornito all’utente
    La password di accesso
    La password OTP generata
    Il numero di telefono dell’utente cui viene inviata la password OTP da utilizzare per perfezionare il processo di firma
  • il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma
    Ogni qualvolta al Cliente viene richiesto di firmare un documento informatico con FEA, nell’ambito dei rapporti contrattuali con
    Adecco Italia S.p.A., egli, qualora lo voglia sottoscrivere, potrà farlo, sotto il suo esclusivo controllo e volontà e, a seconda dei
    diversi contesti applicativi e operativi, operando, e confermando la sua azione.
    I dati ed eventi, acquisiti dai sistemi e dall’infrastruttura informatica su canali sicuri, in conformità con quanto prescritto dalla
    normativa vigente in materia, hanno le seguenti caratteristiche:
     assicurano l’autenticazione del Cliente, in quanto soltanto a lui riconducibili
     attestano l’esercizio del controllo esclusivo del Cliente, essendo egli l’unico soggetto ad averli potuti fornire in virtù del fatto
    che sono forniti/prodotti/generati da quegli strumenti di uso strettamente personale che sono stati a lui esclusivamente associaticonsegnati
    e risultano, quindi, nel suo esclusivo possesso, controllo e disponibilità
     garantiscono l’esercizio della manifestazione della volontà del Cliente in quanto i suddetti dati hanno valori diversi per
    ciascuna operazione di firma e sono strettamente e singolarmente (individualmente) collegati ad ogni singolo documento firmato.
  • la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma; L’integrità del documento informatico è presidiata dalla procedura di inserimento dei dati del firmatario nel documento PDF e la successiva apposizione di una firma digitale a chiusura del processo. Le tecnologie di firma elettronica utilizzate includono le impronte informatiche (hash) del contenuto soggetto a sottoscrizione. Il controllo della corrispondenza tra un’impronta ricalcolata e quella “sigillata” all’interno delle firme permette di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma. la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto; Il firmatario può prendere visione del documento prima della sua sottoscrizione e riceverne copia richiedendolo ad Adecco Italia S.p.A.
  • l’individuazione del soggetto che eroga soluzioni di firma elettronica avanzata al fine di utilizzarle nei rapporti intrattenuti con Adecco Italia S.p.A. ai sensi dell’art. 55, comma 2 lettera a) delle regole tecniche contenute nel DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 22 febbraio 2013: Adecco Italia S.p.A.
  • l’assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso
    rappresentati; La soluzione di FEA scelta da Adecco Italia S.p.A. utilizza solo documenti informatici in formati atti a garantire
    l’assenza, nell’oggetto della sottoscrizione, di qualunque elemento idoneo a modificare gli atti, i fatti e i dati in essi rappresentati.
  • la connessione univoca della firma al documento sottoscritto. I dati della firma vengono inseriti nel documento in una struttura che li unisce indissolubilmente all’impronta informatica del documento sottoscritto. Questa struttura è protetta con opportuna tecnica crittografica, al fine di preservare la firma da ogni possibilità di estrazione o duplicazione.I documenti che il Cliente sottoscrivono con la FEA sono documenti informatici che:
  1. sul piano tecnico soddisfano i requisiti di sicurezza definiti dalla normativa vigente;
  2. sul piano giuridico hanno lo stesso valore dei documenti cartacei sottoscritti con firma autografa.

2. Modalità di funzionamento del servizio di Firma Elettronica avanzata

Il servizio di FEA adottato da Adecco Italia S.p.A. consente al Cliente:

  • visualizzare e controllare i dati personali, i dati contrattuali e tutte le dichiarazioni fornite in formato elettronico sul sito www.adecco.it
  • procedere con la sottoscrizione utilizzando gli appositi campi “firma” predisposti
  • una volta completata la firma:
    – accettare la sottoscrizione, premendo il tasto “conferma”;
    – annullare l’operazione di firma, premendo il tasto “annulla”.
    Al termine delle operazioni di firma il documento assume caratteristiche tecniche ed informatiche che ne garantiscono integrità e non modificabilità. I documenti firmati saranno disponibili e scaricabili nell’area privata del portale per 24 mesi. Scaduto il termine potrà essere richiesta ad Adecco Italia S.p.A. una copia cartacea della documentazione già sottoscritta con la firma elettronica avanzata.

3. Modalità di adesione e revoca al servizio di Firma Elettronica avanzata di Adecco Italia S.p.A.

I Clienti/Lavoratori per poter utilizzare il servizio di FEA, dovranno aderire per mezzo di un apposito modulo, attraverso il quale richiedono espressamente di poter sottoscrivere con FEA tutta la documentazione per la quale Adecco Italia S.p.A. renderà possibile la sottoscrizione con detta modalità di firma (cfr. DPCM 22-02-2013, art. 57, comma 1, lettera a). I Clienti/Lavoratori che hanno aderito al servizio possono richiedere, in qualsiasi momento e gratuitamente, una copia di tale modulo direttamente a Adecco Italia S.p.A. mediante raccomandata A.R. corredata di copia del documento valido di riconoscimento (cfr. DPCM 22-02- 2013, art. 57, comma 1, lettera c). Con analoga modalità possono richiedere, in qualsiasi momento tramite apposito modulo, la revoca della dichiarazione di accettazione tornando quindi ad operare con la tradizionale firma autografa su documentazione cartacea.

4. Modalità di trattamento dei dati

I dati personali degli interessati, oggetto di trattamento ai sensi del d. Lgs. 196/2003, sono sia quelli della documentazione di riferimento del contratto che si intende associare al servizio Firma elettronica avanzata, sia quelli trattati in fase di adesione alle presenti Condizioni incluso il numero dell’utenza telefonica mobile associato ai predetti contratti. Sotto il profilo della sicurezza dei dati trattati, Adecco Italia spa garantisce l’impiego di canali sicuri di trasmissione dei dati cifrati e l’utilizzo di procedure di autenticazione e di registrazione degli accessi da parte del personale incaricato del trattamento ai sensi dell’art. 31 e ss. del D.lgs. 196/2003. Adecco Italia S.p.a. garantisce, inoltre, che i dati saranno conservati in un database dedicato contro il rischio di eventuali operazioni indebite sui dati personali degli interessati Adecco Italia garantisce la conservazione dei dati personali degli interessati i per il periodo di tempo strettamente necessario al perseguimento degli scopi per i quali essi saranno raccolti e successivamente trattati in conformità a quanto previsto dalle norme a tutela dei dati personali, tempo per tempo vigenti.

5. Conservazione dei dati
La conservazione a norma è un processo che permette di archiviare in modo sicuro i documenti informatici sottoscritti dal Cliente
affinché questi restino integri e risultino immodificabili e leggibili nel tempo. A tal proposito Adecco Italia S.p.A. utilizza un
servizio di conservazione dei documenti informatici secondo le modalità definite dal Decr. Lgs. n.82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale). I documenti sottoscritti dal Cliente vengono inviati al sistema di conservazione una volta concluso il processo di sottoscrizione, garantendone così l’integrità, la non modificabilità e la validità nel lungo periodo. I documenti vengono memorizzati su idonei supporto informatici che ne permettono la conservazione per la durata definita dalla legge.

6. Informazioni riguardanti la copertura assicurativa.

Adecco Italia S.p.A. ha stipulato, in data 1 Luglio 2015, in ottemperanza alle previsioni legislative contenute nel DPCM 22-02- 2013, art. 57, comma 2, una polizza assicurativa – rilasciata da primaria assicurazione ACE European Group Ltd abilitata ad esercitare nel campo dei rischi industriali – per la responsabilità civile da danno a terzi eventualmente derivante dalla fornitura del servizio di FEA.

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